【完全版】飲み会幹事の仕事マニュアル/準備~店選び、当日の動きまで全て解説します

会社で定期的に行われる歓送迎会や忘年会などの飲み会。
比較的若い人が幹事を任されることが多いですよね。

かくいう私も社会人になってから幹事仕事を任されることが多く、これまで大小100回以上の飲み会を取りまとめてきました。

この記事では、そんな私がこれまでの経験で得た幹事の仕事術をまとめました。

各項目をさらに詳しく知りたいという人は、個別の記事も参照してみてくださいね。

1.飲み会幹事のメリット・デメリット

おそらく率先して幹事をしたいと手を挙げる人は少数派。「若いんだから、幹事は任せたぞ」といった感じでやむなく引き受けた、という人も多いのではないでしょうか。

ですので、具体的な仕事内容の前に、まず飲み会幹事のメリットとデメリットを解説します。

飲み会幹事のメリット

・段取り・調整能力が付く
・人脈が広がる
・仕事の評価が上がる

飲み会幹事のデメリット

・準備に時間が掛かる

飲み会幹事の仕事はとにかく準備に時間が掛かる、というのがデメリット。人数が増えるほどこの負担は大きくなります。

ですが、個人的にはそれを凌ぐメリットがあると思っているんです。たとえば準備が大変な分、うまく進めるための段取り・調整能力が伸びます。

また、飲み会の評価がそのまま幹事の評価に直結するのもメリットの一つ。

突然ですが、良い飲み会悪い飲み会ってあると思うんです。

「あの飲み会は料理も美味しいし楽しい雰囲気でよかった」

という時もあれば、

「あの会はお店が狭いし進行もグタグダで、いまいちだった…」

という飲み会もありますよね。これを読んでいるあなたも思い当たる節があるのではないでしょうか。

良い飲み会をまとめたら幹事としての評価は上がります。そして、不思議なことにその評価は普段の仕事にも反映されます。

ではどのようにしたら良い飲み会にできるのか。ここから具体的なポイントを解説していきます。

2.飲み会幹事になったら初めにしたい仕事

まずは飲み会のテーマを決めよう

飲み会の幹事になったら初めにテーマを決めましょう。

とはいえ、突然テーマなんて言われても困りますよね。

テーマとは要するに「どんな飲み会にするか考える」ということ。

・主役がいる飲み会か
・どれくらいの人数になりそうか
・参加者の年代や趣味

こういった情報をもとに、例えば

「九州出身」で「賑やかな会が好き」な人が主役なら、
大人数で焼酎が沢山あるお店での飲み会」をテーマに。

「お酒が苦手」で「少人数の会が好き」な人が多い場合は、
ちょっとオシャレなお店での食事会」というテーマにしてみる。

といったような具合に、飲み会にあったテーマを事前に決めてみます。

はじめにテーマを決めることで、飲み会参加者の満足度も上がりますし、何よりこの後の幹事仕事が格段に楽になるんです。

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どんな会にする?飲み会の幹事になったら初めにテーマを決めよう

良い飲み会にするなら人数も重要!

より良い飲み会にするためには、参加人数を検討するのも重要です。

部署や会社全体で行う飲み会であれば、関係者全員に声を掛けるのが幹事のマナー。

ですがプライベートな少人数の飲み会なら、幹事の裁量で人数を調整することも可能です。

これは個人的な経験からですが、少人数の会なら4人がベスト、多くても6人までに抑えるのがオススメです。

この人数であれば、同じ場にいたのにほとんど話すことができない人がいた…みたいな事も防げます。

良い飲み会にするなら人数も重要!少人数なら6人までがベター

飲み会の案内と日程調整をスムーズに行う方法

テーマと人数の目安が決まったら、いよいよ飲み会の案内を行います。

幹事の仕事で初めの山場。それが飲み会の案内と日程調整です。

ですが、

最初に主要人物の予定を抑える。

これだけ忘れなければ案内や日程調整がスムーズに行えるんです。

初めに必ず参加してほしい人の候補日を決めたら、参加者へ飲み会の案内をしていきます。

案内するときは、「口頭・メモを渡す・メール…」から適切な方法を選びましょう。

人数が多いときは調整さん(https://chouseisan.com/)というWebツールが便利です。

飲み会の案内や面倒な日程調整をスムーズに行う方法

 

飲み会の【日程調整】に使える文例集

 

3.お店の選び方から予約までの幹事仕事

失敗しない店選びの鉄則

飲み会幹事の腕の見せどころ。それが飲み会のお店選び。

料理の味やお店の雰囲気は飲み会の満足度に大きく影響します。

闇雲に探し始める前にいくつか条件を決めておくのがオススメです。

ポイントは以下の2つ。

・事前の料理のジャンルを絞り込む
・店探しの時は利便性や席のタイプも念頭に置く

参加者に、特定の料理やジャンルが苦手な人がいないか。

料理だけでなく駅からの近さ、階数といったお店の立地。個室や座敷などの席のタイプも検討材料に入れましょう。

フィルタリングが重要!幹事はお店を探す前にジャンルや会費のイメージを決めよう

飲み会幹事は必見!失敗しない店選びの鉄則

店の予約前に!下見のススメ

初めて利用するならお店の下見も検討しましょう。

百聞は一見に如かず。口コミやホームページの写真のチェックも必要ですが、実際に現地に足を運ぶのも重要です。

下見の際は以下のポイントを参考にしてみてくださいね。

・お店までの道順(GoogleMapsで確認しても可)
・席と席の間に余裕があるか
・(大人数の場合)荷物を置けるスペースがありそうか
・店員の応対や利用している客層など、全体の雰囲気

良い飲み会は下見が9割!幹事の評価を上げる下見のポイントを紹介

予約時、お店に伝える6項目

事前のリサーチで利用するお店を決めたら、実際に予約をしましょう。

①日時
②人数
③利用時間
④コースの有無
⑤希望事項
⑥予約変更可能日

①~④はお店側から尋ねられる項目ですね。

この中で特に重要なのが「⑤希望事項」。利用したい席(下見をしていれば具体的な場所)、アレルギー食品への対応希望など、忘れずに伝えていきましょう。

幹事が店を予約するときに伝えておくべき6項目について

お店が決まったら参加者へ案内しよう

お店が決まったら参加者へ当日の詳細を案内します。

伝える情報は以下の7項目を参考に。

・日付
・時間
・店の名前
・店の場所
・会費
・欠席連絡の締切日
・その他連絡事項

メールでお店の場所を伝えるときにはGoogleMapsの利用がおすすめです。

食べログやホットペッパーのurlで伝える事例も多いと思います。ですが、店の口コミ情報や料金等をわざわざ幹事から伝えるのは無粋というものではないでしょうか。

飲み会の【当日の詳細】を伝えるための案内文例集

4.飲み会当日の幹事仕事

飲み会当日までの仕事

飲み会の詳細を案内したら、当日に向けた準備を始めましょう。

・参加者へのリマインドメール
・お店への事前連絡
・乾杯・挨拶役への依頼
・席順を決める
・イベント・出し物の有無を考える
・二次会のお店を選定

これらの準備を終えることができれば安心して当日を迎えることができますよ。

【大人数向け】飲み会幹事が当日までに行う6つの準備

いよいよ本番!飲み会当日の幹事の動き方

飲み会当日は幹事がもっとも多忙をきわめる日。

必要な仕事をしっかり抑え、忙しい一日を乗り切りましょう。

当日の昼間にやっておきたいこと

 

・会費の徴収

・二次会のお店の選定

飲み会の会費はできるだけ早めに徴収しておきましょう。飲み会の終わりだと誰が支払ったか、金額が合っているか、の確認が曖昧になることが多いです(大抵みんな酔っぱらっているので…)。

ですので当日の昼間か、お店で乾杯が始まる前の徴収がオススメ。

また、二次会が発生しそうであればお店の選定も。カラオケ・居酒屋など数店舗候補のお店を控えておきましょう。

会場到着~飲み会開始までの仕事

 

・店には少し早く着き、幹事の顔を覚えてもらう

・完全退出時間を確認する

・席の確認

・コースであれば料金の支払い(大人数の場合)

飲み会の会場へは少し早めに到着し、店側とここに挙げた内容を相談しましょう。

幹事の顔を覚えてもらうことでトラブルや問い合わせにもスムーズに対応できます。また、退出時間を確認することで、飲み会開始後の時間管理に役立てることができます。

コース利用であれば先に料金を支払っておくのもオススメですよ。

飲み会が始まってからの仕事

 

・司会進行

・時間管理(退出時間を守る!)

・ドリンクの注文対応

・終了後は忘れ物がないか確認

・二次会のお店へ誘導

飲み会が始まったら幹事はアシストに努めましょう。

主な仕事は司会進行と時間管理の2つ。

また、飲み会終了後は忘れものが無いか必ず確認しましょう。二次会へのスムーズな誘導も忘れずに。

具体例を紹介!幹事が飲み会当日にどう動けばいいか解説します

飲み会での司会進行の実例

最後に

飲み会幹事は、時間が掛かり、気も使う場面も多く、正直面倒に感じる仕事です。

ですが、やり切ることができたら周りから自分への評価も上がります。

何より自分が幹事の飲み会で参加者が楽しんでくれれば、これまでの苦労が報われると思えるはず。

飲み会幹事に選ばれたすべての方に、この記事が少しでも参考になれば嬉しいです。

ここまで読んでいただき、ありがとうございました。

 

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