飲み会幹事の段取りのすべてを解説します│案内・お店選びから当日の進行内容まで

「今後の飲み会の幹事に選ばれてしまった!でも、初めてだしどうすれば…」

幹事は案内から当日の進行までやることが沢山。100件以上の幹事をこなしてきた経験から本当に使える飲み会幹事の段取りを一から解説します。

 

この記事は以下の関連記事の要約版です。

より詳しい内容を知りたい方はぜひ参照してみてください。

【完全版】飲み会幹事の仕事マニュアル/準備~店選び、当日の動きまで全て解説します

幹事を頼まれたらすぐにやるべきこと

やる時期:幹事を頼まれてすぐ、1ヶ月前程度

まずは今回幹事をする飲み会の大枠を決めていきましょう。

1.飲み会の目的を考える

まず初めに幹事をする飲み会の目的を確認します。忘年会や暑気払いといった「懇親会」と、送別会やお祝い会といった「主役がいる会」では対応が変わってきます。

2.飲み会の規模を確認する

目的を確認したら飲み会の規模(=参加人数)を検討します。
今回幹事を任されたのは職場の同僚との飲み会ですか。それとも部署全体での飲み会でしょうか。大まかな人数を確認しておきましょう。

3.主賓を確認する

今回幹事をする飲み会の主賓を確認します。一般的には役職が一番上の人です。
歓迎会や送別会の対象者(=主役)とは混同しないように注意してくださいね。

ここまでの考えがまとまったら一度だけ確認をとりましょう。
上司や先輩社員に方針が間違っていないか聞いてみます。
(例)「最大10人くらいの規模で、上は〇〇部長までお声かけする感じでいいですか?」
この時点で認識の違いがわかればすぐに修正することができます。

飲み会の日程調整~お店の決め方まで

やる時期:3週間前~1週間前

4.飲み会の開催日を決める

飲み会の大枠が決まったら次は開催日を調整します。人数が多いとまとめるのに一苦労ですが、ここではすんなりと決めるコツを1つだけお伝えします。
それは、「初めに主賓や主役の空いている日程を確認する」こと。必ず出席してほしい人の空いている日を確認して、その中の3~5日程度を候補日とする方法がおすすめです。

5.飲み会の案内をする

候補日が決まったら参加予定者に案内、お誘いをします。
必要な項目は
飲み会のタイトル、候補日、時間、会費(予定)、参加可否の5項目です。

案内方法は、文書を配る・メール・日程調整ツールを使う、といった方法があります。
私はメールでお誘いすることが多いです。誘いたい人が同じフロアにいるときは直接文書を配ることもあります。

(例文)
タイトル:忘年会のお誘い
本文:お疲れ様です!いよいよ年の瀬も押し迫ってまいりました。つきまして、今年も恒例の忘年会を開催したいと思います。以下の詳細を確認いただき、「出欠可否」と「参加可能な日程」をお教えください。候補日:12月19日、20日、21日のどこか
時間 :19:00~21:00
会費 :4,000円を予定誠に勝手ながら12月1日までにご返信くださいませ。
ご多忙の時期ではありますが、皆さまぜひともご参加ください!

6.開催候補店を決める

日程、参加者が決まったら飲み会の会場を探します。予約が取れない可能性も踏まえ2,3軒の候補を決めておきます。
お店を探す際は過去に行ったことのある店や、周りの同僚や上司が行ったことのある店を紹介してもらうことをおすすめします。

もちろん、口コミサイトで探すのもありです。ただし、ネットではそのお店が一番良くみえるように掲載されているものです。実際に行ってみたら想像と違った…となることもありますので注意が必要です。

その他、確認するポイントをいくつか紹介します

コースにするか、アラカルト(注文制)にするか
・基本はコース制がおすすめ。メリットは会費が事前に確定できたり、飲み放題が付けられる点など。
・あまりお酒を飲まない人が多いようであればアラカルト制で好きな料理を頼むのもありです。しかし、幹事が発注内容を把握していないと会費が割高になることもあるので注意。
利便性はどうか
・多くの人が使うターミナル駅や、駅自体から近い店だと喜ばれます。
喫煙できるか、分煙されているか
・タバコを吸う人がいないのであれば禁煙、分煙されているお店を優先。吸う人がいるのであれば喫煙できる、喫煙スペースがあるお店を選びます。
参加者にアレルギーや苦手な料理があるか確認
・参加者全員に苦手な料理がないか確認しておきましょう。
失敗したエピソード
ある飲み会の幹事で海鮮料理のお店を予約。ですが、当日に生魚を食べられない参加者がいることが発覚。その方に気まずい思いをさせてしまったことがあります(一人だけハンバーグを食べてもらいました…)。

7.お店を予約する

候補店の中から1軒に絞って予約をします。
予約の際は直接電話で予約することをおすすめします。直接店員さんと話せますし、人数変更の締切日が前日までOKだったりと融通を利くことが多いです。

口コミサイトからの予約の場合、人数変更の締切が厳しかったり手間がかかるのであまりオススメしません。ですが、サイトによってはポイントが付くメリットもあります。状況によって使い分けるのもいいですね。

8.参加者へ決定内容の案内をする

お店の場所と金額、キャンセルの締切日を連絡します。

(例文)
タイトル:忘年会の日程が決まりました!
本文:お疲れ様です!先日ご案内した忘年会の日程とお店が決まりました。
改めて詳細をお伝えしますので、ご確認ください。
日付:12月20日
時間:19:00~21:00
会費:4,000円
場所:居酒屋〇〇店万が一、都合が悪くなった方は12月18日までに幹事までご連絡ください。

また、お店周辺の地図も併せて案内してあげましょう。

飲み会の当日にすること

9.会費の徴収

会費については当日の昼間の内、もしくは乾杯の前までに集めてしまいましょう。
飲み会の締めが終わったあとに徴収すると場が白けてしまうことも。また、誰が払ったのかわからなくなることもあります。

10.飲み会の進行

幹事といえば司会のイメージがあります。ですが、実のところあまり表立って話すことはあまりありません。
事前に挨拶役、乾杯役、締め役の3名を決めておき、適切なタイミングで振るだけです。
(挨拶役と乾杯役は1名にしてしまっても構いません)

参考まで、締め役は主賓(一番偉い人)にお願いすることが多いです。挨拶役、乾杯役はその次に役職が高い人にお願いするといいと思います。

また、これらの役割は事前に伝えておかないと怒る人もいます。面倒ですが、当日のどこかでお願いしておきましょう。

(例)
「皆さんお疲れ様です!早速ですが時間になりましたので、忘年会をはじめたいと思います。それでは、挨拶と乾杯を〇〇課長、よろしくお願いいたします。」

11.飲み物のオーダーを取る


歓談の最中は参加者のグラスの空き状況を確認して適宜オーダーをとります。ここが幹事の一番の腕の見せ所です。飲みすぎていたり、お酒に弱い人には水やノンアルコールドリンクをすすめる気遣いも忘れずに。

また、参加人数が多いときは事前に自分以外のオーダー役をお願いしておきましょう。
※目安としては参加者の5分の1程度。15人の飲み会であれば自分以外に最低2名はオーダー役を探しておきましょう。

12.会計

目安:飲み物のラストオーダーの後

飲み会が終盤に差し掛かったらそっと席を外し、会計を済ませてしまいます。
早めに支払ってしまうことで、歓談中や締めの途中に店員さんから支払いの催促を受けるハプニングを避けることができます。

13.締めの言葉

目安:終了時刻の10分前くらい

時間を見て締めの挨拶をもらいます。送別会のように主役がいる会であれば、主役からひと言→締め役につなぐのがスムーズです。

(例)
「皆さま、宴もたけなわではありますが、ここで一旦中締めとさせていただきます。それでは、締めの言葉を〇〇部長、よろしくお願いいたします。」

14.出口へ誘導

締めの言葉が終わったら参加者を出口に誘導。幹事は忘れ物がないか確認をしてから会場を出ます。二次会の会場を抑えてあるのであれば人数を確認し、速やかに移動しましょう。

番外編 飲み会の翌日にやるといいこと

15.参加者にお礼

お礼と言っても全員にする必要はありません(むしろ幹事にこそお礼を言ってほしいですよね…)。飲み会の挨拶役、乾杯役、締め役、オーダー役をお願いした人に一言ずつお礼をしていきます。細かいことですが、たったこれだけであなたの印象アップ間違いなしです。

まとめ

人数の調整やお店のチョイスなど、幹事には段取り力が問われます。
飲み会の幹事はまさにコーディネーター役、正直めんどうな役回りです。ですが、せっかく飲み会を開くのであれば参加者には楽しんでもらえる会にしたいものですよね。

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