飲み会の案内や面倒な日程調整をスムーズに行う方法

飲み会の計画段階で面倒な仕事の一つ。それが日程調整です。
特に大人数の幹事となると、それぞれの予定を聞くだけでも大変ですよね、

コツとしては、最初に主要人物の予定を抑える。これだけで日程調整がグンと楽になるんです。

ということで、ここでは具体的な日程調整の事例をお伝えしていきます。

事前に誰に声をかけるか決める

まず、何人規模の飲み会なのかをこの段階で決めておきましょう。

規模が決まったら、誰を参加者として声を掛けるか考えていきます。

まずは主要人物の予定を抑える

規模や声を掛ける人が決まった。だからと言って全員に予定を聞いて回るのは早急です。
まず初めに、主要人物の予定を抑えていきましょう。

主要人物とは、その飲み会に必ず出席してほしい人のこと。

会社の送別会を例としてあげてみます。この場合、送別される人だけでなく、その人の上司や職場で一番上役の人が主要人物にあたります。

主要人物全員の空いている日程を調べておきます。できれば1日だけでなく、3日~5日くらいを候補日とできるとより良いと思います。

大人数なら候補日まで3週間は空ける

 

大人数の飲み会の場合「誰が来るか」より「どれだけ多くの人が来れるか」が重要になってきます。それ以外にも、ゲームやイベントといった企画を考える時間が必要。そういった理由から、候補日は3週間以上先に設定することをオススメします。

具体的な日程調整の方法

候補日が決まったら、具体的に参加者へ候補日を案内していきます。
この時点では以下5つの情報があれば十分です。

・飲み会の概要
・候補日
・時間
・会費(予定)
・回答期限

日程の案内方法は以下の方法から適切なものを選択してください。

口頭

人数が少ない場合はこの方法が一番楽で早いです。
その場で予定が空いているか返答がもらえるのも利点の一つ。

用紙の配布

飲み会の概要を記載した個別の回答用紙や、部署ごとの回覧用紙を使用する方法です。
大人数の場合に適していますが、用紙の回収がうまくいかないことも。後でリカバリーできるように誰に渡したのかを記録しておくことをおススメします。

メール

上記2つの方法は、同じ職場内や頻繁に会うことができる状況が前提となっています。
それ以外の場合は人数に関わらず、メールでの案内が多くなります。

メールは送った内容と誰に送信したのかが記録に残るのが利点です。
また、他のWebサイトの便利なツールを本文に記載することで、より効率的に案内することができます。

メールと併用できる便利なツール

 

「調整さん」(https://chouseisan.com/

Urlを参加者へ送るだけで出欠を確認できるサービス。会員登録の必要もないため、誰にでも使えるのが利点

 

「LINE」

仲のいい人との調整ではラインも便利。ただし、ラインで繋がっていない人がいる飲み会だと使えないのが難点です。

回答していない人への確認も忘れずに

大人数の飲み会だと大抵の場合、回答を忘れる人が出てきます。
ここで欠席扱いにせず、もう一度日程を確認していきます。

というのも、回答していなかった人が忘れた頃を見計らったように、

「そういえば、あの飲み会っていつやるんだっけ?」

と聞かれることが起こります。後々の手間を避けるためにも確認に漏れが無いようにしていきましょう。

まとめ

・まず誰に声をかけるか決める
・主要人物から声をかけて日程を絞り込む(3日~5日)
・人数よって適切な案内方法を選ぶ

幹事を任されて初めの山場はこの日程調整です。ここまで終われば一段落つけますよ。

ここまで読んでいただきありがとうございます。
この記事が参考になれば幸いです。

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